Dni XIV-XVI: Jak myślisz że już jest dobrze, to będzie źle

DZIEŃ XIV, DZIEŃ XV & DZIEŃ XVI
25-28.08

Wracam do pisania po kilku ciężkich dniach. Przez te trzy dni, delegaci rozmawiali o kreacji wizji 2020 więc dużo się działo jeżeli chodzi o logistykę konferencji, stworzenie ponad 10 break-out roomów oraz zapotrzebowanie logistyczne na każdą sesję. Logistyka ciężko pracowała żeby to wszystko przygotować w takiej samej jakości dla każdej mniejszej sesji. Induction wolontariuszy przeprowadziła sama AI VP Innovations, Dasha która była odpowiedzialna za cały proces. Mimo bardzo niskich morale wolontariuszy, wszystko poszło całkiem sprawnie, chociaż oni tutaj są tak zagubieni i naprawdę nie rozumieją swojej roli na konferencji. To na pewno trzeba będzie poprawić.

27.08 to był długi dzień. Najpierw pojechałam z Goli na Alumni Congress, a potem odbyło się przepiękne Indian Night, po wieczornej plenarce. Zacznijmy od początku, po małych problemach ze zwołaniem taksówki przez Olę za pomocą Ola Cabs, udałyśmy się w podróż do Guargon do hotelu Hilton Double Tree. W zasadzie, wyglądało to jak ekskluzywne LCC dla starych AIESECerów, logistycznie to bułka z masłem. Wszystko dzieje się w jednej sali, a alumni potrzebują minimalnego wsparcia ze strony CC. Urzekła nas jednak energia w tym pokoju oraz przywiązanie jakie to ludzie mają do organizacji. Podróżują oni z drugiego końca świata na 3 dni, żeby zobaczyć i poczuć energię AIESEC International Congress. To niesamowite. Musimy zrobić dla nich największy Alumni Congress jaki świat widział. Zasługują na to. Po kilku godzinach rozmów z innymi, uśmiechów i pozytywnej energii, wróciłyśmy do Hyattu. Ja to musiałam trochę odpocząć, bo poprzednia noc była wymagająca. Poszłam spać i obudziłam się wieczorem.

Na polach przed venue, rozstawiono już przepiękny, wielki, kolorowy namiot i zbudowano scenę na której występowali różni artyści. Każdy delegat dostał kartę z kuponami i mógł wymienić je na jedzenie w różnych food trackach. Jedynym wyzwaniem okazała się liczba food tracków która miała obsługiwać delegatów. Myślę, że nikt nie zastanowił się ile osób średnio ma obsłużyć jeden food track, bo wtedy zorientowaliby się że 100 osób na jedną mało budkę to zdecydowanie za dużo. Kolejnym problem który pojawia się już drugi rok z rzędu jest to, że ludzie biegną po jedzenie bo są bardzo głodni. Agenda zakłada lunch który dzieje się ok. 13.00, a potem kolejny posiłek jest na Cultural Night. W efekcie wygląda to tak, że tylko kilka osób bierze udział w "kulturalnej części wieczoru" a większość stoi w kolejce po jedzenie. To co natomiast było świetne podczas India Night, to to że ludzie pokupowali sobie narodowe stroje indyjskie takie jak kurty i sari. Były one dostępne w sklepie CC oraz na różnych pre-tourach. Za rok też koniecznie musimy pomyśleć o jakimś elemencie, który ludzie mogliby założyć żeby poczuć się bardziej polsko. Występy i aktywności przygotowane na Cultural Night powinny być też jak najbardziej angażujące jak np. taniec z pałeczkami z południ Indii. Koniec końców, uważam że event im się udał świetnie - z perspektywy delegata nie ma chyba na co narzekać. Dużo jednak działo się za kulisami tego wieczoru, było dużo różnych fuck upów jak np. brak komunikacji z hotelem w celu przedłużenia ciszy nocnej i głośnej zabawy na dworze. Miałam też wrażenie że można było lepiej wykorzystać świetną aranżację którą przygotowali, umożliwiając ludziom przebywanie w tym namiocie przez cały dzień. To by było super. Oceniam 7/10.

Ostatniego dnia, czyli 28.08 mieliśmy LEAD Day, który prowadził Dey Dos i jego akademia. Jeżeli będziemy mieli przyjemność z nimi współpracować, to możemy się przygotować już na to że będą wymagający. Cały wczorajszy dzień zakończył się launchem ambicji 2020 oraz niesamowitą imprezą, która została tu sprzedana jako Special Event: "BACARDI club night".

Skoro już mowa o imprezie, warto poświęcić im kilka słów w tym miejscu. Bardzo podstawowa sprawa: ktoś musi być za nie odpowiedzialny, rozkręcać ludzi, pilnować tego żeby region organizujący imprezę pojawił się na czas itd. Tutaj nie ma żadnej odpowiedzialnej za to osoby, dlatego impreza zawsze spada to na sam koniec listy priorytetów. No a potem wszyscy delegaci chodzą i mówią, że się nie bawili dobrze. Także nawet o takich rzeczach, o małych rzeczach powinno pamiętać CC. Naszym zadaniem jest też sprawić żeby delegaci chodzili radośni, uśmiechnięci, zadowoleni. Tutaj bardzo fajnym pomysłem jaki miał zespół DE jest puszczanie muzyki podczas przerwy na CC Help Desk. To sprawia że masz ochotę podejść do CC, porozmawiać z nimi, zatańczyć roll-calla. To bardzo ważne.

Dzisiaj wieczorem jest Gala Night i po raz pierwszy zaprosimy świat do Polski. Boję się i cieszę jednocześnie. To będzie wspaniały rok pełen wyzwań.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

DO ZAPAMIĘTANIA: 
- jeżeli dookoła venue są telewizorki na których można wyświetlać różne filmiki oraz prezentacje, warto ich do tego użyć (np. do puszczenia teaserów przez jakimiś Special Events, informacja o alokacji na sesje itd.)
- do rejestracji na sesje oraz zbierania feedbacku warto użyć aplikacji mobilnej ale koniecznie trzeba się zastanowić jak smotywowac delegatów do korzystania z niej, tak żeby faktycznie ją wypełniali
- koniecznie musimy dodać do naszego portfolio "Club Night" którą możemy sprzedać jakiejś firmie produkującej pyszne polskie alkohole
- hotel może być wielkim wsparciem dla konferencji, jeżeli dobrze komunikujesz się z jego obsługą, Sahil ma tutaj whatsappa z obsługą hotelu i śmieje się że to jego drugi zespół - wiem też że codziennie mają spotkania z załogą hotelu i przechodzą przez to co wydarzy się dnia następnego i kiedy będą potrzebowali wsparcia hotelu np. w przenoszeniu krzeseł, zmiany aranżacji przestrzeni w której się odbywają posiłki
- codziennie na fanpage powinna być wgrywana galeria ze zdjęciami z dnia, na których powinno się otagować wszystkich żeby zwiększyć zasięg galerii i fanpage'a 

Dzień XIII: Global YouthSpeak Forum

DZIEŃ XIII
24.08

Po względnie nieudanym dniu pierwszym YouthSpeak Forum, dzień drugi przeszedł do historii "jednego z lepszych dnia konferencji" na scenie pojawili się niesamowici speakerzy, którzy porwali tłum. Pojawili się między innymi:

-Vishen Lakhiani, CEO Mind valley
-Venkatesh Kini, CEO Coca Cola India oraz CEO regionu Asia Pacific (co ciekawe, podobno poprosił o listę 15 krajów w których najlepiej działa AIESEC i będą chcieli nawiązywać z nimi partnerstwo na poziomach lokalnych, więc jest coraz większa szansa na to że Coca-Cola stanie się i naszym partnerem).

Po key-note speakerach, delegaci mieli różne warsztaty a coffe break był zaaranżowany jako networking space dla delegatów. Nie wszyscy z tego korzystali, ale pomysł był super. Zabrakło trochę zaangażowania ze strony firm ale było to sprzedane Alcatelowi jako jedna z aktywność podczas konferencji. Może i my moglibyśmy zaaranżować jakieś coffe breaks jako networking space, i sprzedawać to? Wszystko zakończyło się konkursem na najlepszy projekt tworzony przez różnych delegatów, odpowiadający na najważniejsze problemy społeczne i ekonomiczne. Co ciekawe, wygrał projekt który już próbowaliśmy zrealizować w tym roku między Polską, Rosją, Ukrainą i Białorusią - MOST. Fortuna się kołem toczy, ale to dobrze że wygrali - to bardzo dobry projekt. Zasługiwali na wyróżnienie.

Nie było żadnej plenarki wieczornej, wszystko poszło zgodnie z planem. Dużo tego dnia się działo w obszarze BD i MKT. Jeżeli chodzi o BD:
- brief speakerów co się będzie działo
- dbanie o to żeby wiedzieli kiedy mają wejść na scenę i wcześniejsze dry-runy
- przygotowanie logistyki na wszystkie workshopy i koordynacja tego z firmami
- transport z oraz na lotnisko

Marketing też dawał czadu, bo cały czas tweetowali i puszczali na Instagrama różne posty. Podobno #YouthSpeak był w trendach na twitterze, co moim zdaniem można łatwo skoordynować jeżeli zaangażuje się w to wirtualnych delegatów za rok. Bardzo ważne było też robienie zdjęć i materiałów, które można wykorzystać chwilę później. Na IC zajmuje się tym tak zwany "Showcasing Team" którego częścią jest Lama. Chodzą oni po różnych sesjach i odpowiadają za zbieranie materiału w postaci zdjęć i video. Potem jest to wykorzystywane przez zespół marketingowy.

Wieczorem odbył się także jeden z Special Events, czyli Stakeholders Dinner. Tak naprawdę był to po prostu obiad na którym byli obecni Globalni Partnerzy oraz Partnerzy CC. Dużo osób zrezygnowało w ostatniej chwili, ale myślę że spokojnie było tam ze 30 osób + AI + CC. W ostatniej chwili dostałam zaproszenie, także i mnie udało się dołączyć do tego elitarnego grona. Jedzenie było pycha, więc oderwałam się na chwilę od tych indyjskich smaków. Najadałam się sushi i pysznych deserków. Koszty za ten obiad dzieli między sobą CC oraz AI. Wszyscy partnerzy Globalni oraz AI, są pokrywani przez AI a CC pokrywa swoich gości. To sprawiedliwy podział, ale nie wolno pozwolić AI przejąć całkowicie agendy tego spotkania.

Niestety, będąc bardzo szczerą ze sobą i z wami to za dużo z tego nie wyniosłam (no może oprócz pysznego mojito!), bo część networkingowa była bardzo krótka. Za rok, z pewnością można to lepiej zaaranżować. Zdążyłam pogadać z PWC oraz 63moons. Ta druga firma to partner tytularny tego IC, niedawno powstała, ale niestety ciągnie się za nią jakaś smrodliwa historia i przekręty. Tutejsze MC ostrzega mnie przed współpracą z nimi i każe być bardzo ostrożnym, ale firma wpisuje się w temat "przedsiębiorczości" i jest gotowa wyłożyć 4 000 000 INR (prawie 230 tyś złotych) na AIESEC. Do podziału pół na pół z AIESEC International.

Impreza LATAM okazała się niestety dużym rozczarowaniem. Kasieńka nasza jednak się dobrze bawiła, więc to najważniejsze.

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA: 
- Stakeholder's dinner musi być dobrze zaplanowany przez Special Events i różne rzeczy powinny być przygotowane z wyprzedzeniem np. name tagi. Warto zaprosić tam partnerów AIESEC Polska, partnerów CC i core team umożliwiając wszystkim networking i wymianę wizytówek. Część networkingowa powinna trwać około godziny przy barze, potem można wszystkich zaprosić na obiad. Chodź nie wiem czy warto na siłę usadzać ludzi, tutaj się sami usadzili i świetnie sobie dali radę
- Warto sprzedawać takie przestrzenie agendy jak coffe breaks albo lunche jako networking spaces, meeting spaces czy jakkolwiek inaczej by się to nazywało. Może to być też fajna wartość dla delegatów, aby umożliwić im poznanie przedstawicieli firm.

Dzień XI & XII: Jest chaos, którego delegaci nie widzą

DZIEŃ XI & DZIEŃ XII
22-23.08

Dzień 1 oraz część pierwsza YouthSpeak za nami. Niestety nie rozpoczęło się zbyt kolorowo. Z tego co wiem, niewiele osób się obudziło i niewiele rzeczy było ogarniętych. Miejsce na jedzenie było bardzo ograniczone i ludzie musieli jeść stojąc, nikt nie wiedział gdzie znaleźć CC. AI podobno był na plenarce od 6.00 nad ranem, i czekali 40minut na to aż ktoś pojawi się w plenarce. Nie jestem pewna, czy ten chaos był zauważalny przez delegatów, ale na pewno było go widać w zespole.

Musimy pamiętać że Dzień 1 jest bardzo ważny dla zespołu AIESEC International, bo wtedy przedstawia się najważniejsze sesje otwierające konferencje. Jest to najtrudniejszy dzień jeżeli chodzi o logistykę i różne zapotrzebowania. To również pierwszy dzień agendy, który wpływa na samopoczucie delegatów.

Wczorajszy dzień to pół dnia agendy, pół dnia YouthSpeak. Zmieniliśmy w kilka godzin aranżację sceny i poprosiliśmy delegatów o to żeby ubrali się w elegancki sposób. Kasia mówi, że oglądało nas 15,000 osób online. Na scenie pojawiło się wczoraj:

- ADITYA BIRLA GROUP

- TCS

- 63 MOONS

- PWC 

- DP DHL

Niestety kontent dostarczany wczoraj był bardzo nudny, ale nie wiem w zasadzie kogo za to winić. Część partnerów była globalna, część lokalna. Wydaje mi się jednak, że można nad tym popracować. Wczorajszy dzień pokazał nam też jak ważny jest livestream, bardzo wiele osób było z nami online.

Wieczorem nie było żadnej imprezy, tylko chilling nad basenem prze kolejnym dniem YouthSpeak. 

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA:

- Dokładnie sprawdzić speakerów YSF i upewnić się że mają przygotowane ciekawe wystąpienia, powiedzieć im co trafia do ludzi, na co zwrócić uwagę (szczególnie partnerzy lokalni, którzy są mniej doświadczeni niż partnerzy globalni) 

- Wolontariusze i cały zespół musi być zmobilizowany na Dzień 1 który jest najcięższy jeżeli chodzi o logistykę konferencji, szybko i na bieżąco reagować na feedback od delegatów

- Każdy sub-team powinien mieć regularne spotkania wieczorem w trakcie trwania konferencji (przed lub po spotkaniu całego zespołu) 

- CC Stall musi funkcjonować od Dnia 0 i cały zespół musi być poinformowany gdzie kierować różnych ludzi z różnymi pytaniami żeby nie robić zamieszania 

Dzień X

DZIEŃ X
21.08

Wystartowaliśmy z Kongresem. Nie mogę uwierzyć, że następny "dzień 0" będzie nasz. Następny "dzień 1" będzie nasz. To przytłaczające i ekscytujące jednocześnie, jak to wszystko zorganizujemy, jakie napotkamy przeszkody, kto nas będzie wspierał? Mam mnóstwo pytań w głowie, ale skupmy się na tym co dzieje się w Indiach.

Ceremonia Otwarcia była zaplanowana na 15.00. Tradycyjnie, jak to w Indiach, rozpoczęliśmy z dwudziestominutowym opóźnieniem. Wszystko jednak było pięknie przygotowane i oprawione graficznie, zaczynając od sceny a skończywszy na filmikach i małych detalach. Zespół Special Events chciał dać nam wrażenie, że wsiadamy do samolotu i lecimy do Indii. Wyszło im świetnie! Pomyśleli o wszystkim. Były wolontariuszki przebrane za załogę samolotu, papierowe origami na krzesłach delegatów, zbliżenie lądowania samolotu i startu, a konferansjerzy zwracali się do delegatów jak do załogi samolotu. Agenda Ceremonii Otwarcia wyglądała następująco:

1) Otwarcie
2) Występ zespołu
3) Przemówienie PAI
4) Przemówienie partnera Ceremonii Otwarcia - TATA company
5) Występ zespołu
6) Przemówienie MCP
7) Przemówienie partnera tytularnego IC2016 - 63mooons
8) Przemówienie CCP
9) Występ taneczny

Mimo sporego opóźnienia, dużych przestojów technicznych (podczas ustawiania się zespołów na scenie), trzęsącego się obrazu przedstawiającego speakerów ... Ceremonię Otwarcia uważam za udaną. Miałam dreszcze, śmiałam się, i wzruszyć też się wzruszyłam. Po krótkiej przerwie na przekąskę i kawusie, wróciliśmy na plenarkę żeby otworzyć oficjalnie Global Village. Tak się przez przypadek złożyło, że zostałam hostem tego wydarzenia, więc miałam niezłą frajdę z gadania ze sceny do tych ludzi. Wprawiam się już przed naszym Kongresem :) Po kolei:

1) Filmik otwierający Global Village
2) Przedstawienie konferansjerów
3) Filmik COCA COLI (wiadomość nagrana specjalnie przez CEO Coca Cola)
4) Wystąpienie Sammer Pathak (jakiś szef marketingu Coca Cola India)
5) The Diveristy Walk (parada przebranych w stroje narodowe MCPs, którzy wchodzili na scenę z ręcznie zrobionymi latawcami przez tutejszą Akademię Sztuk Pięknych).

Po "oficjalnej" części wszyscy przenieśli się na dwór, gdzie był ustawiony wielki namiot ze stoiskami, scena oraz ścianka Coca Coli "The happiness wall". W powietrzu czuć było radość, energię, różnice ale i podobieństwa wszystkich tych młodych ludzi. Goli powiedziała że to jej ulubione wydarzenie, muszę jej przyznać rację. Nic nie oddaje tak idei AIESEC, jak te kilka godzin podczas Global Village. Zmęczeni delegaci, zakończyli zabawę o 20:30 i poszli na lunch.

Wieczór i noc, niestety nie należały do udanych. Dużo rzeczy było nieprzygotowanych, począwszy od masywnego chaosu z check-inem, nierozdanych badge'ach a skończywszy na niewidocznym zespole CC. Poszłam spać o 3.00 w nocy bo segregowałam badges. Czasami wydaje mi się że bardziej mi zależy na tym, żeby to było ogarnięte niż im. Nie wiem dlaczego. Skończyłam moją robotę i zajrzałam na chwilę na imprezę. Nie miałam siły już na nic. Poszłam spać. To był intensywny dzień.

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA:
- Na konferencji jest potrzebny designer, żeby czuwać nad brandingiem i w razie czego coś doprojektować (tutaj jest ziomeczek, który zaprojektował im logo)
- Od samego początku konferencji CC musi być widoczne (koszulki, bandamki, cokolwiek ...)
- Od samego początku konferencji musi być jedno miejsce w którym ludzie mogą się zwracać do CC (biurko, pokój?)
- Na Opening Ceremony nie brać wykonawców którzy są skomplikowani technicznie i ustawienie ich trwa długo. Starać się zróżnicować typy występów, tak żeby nie zanudzić delegatów. Cała Ceremonia nie powinna trwać dłużej niż 2-2,5h.
- Global Village może mieć scenę oraz występny na niej, ale trzeba dać ludziom czas żeby się nacieszyli swoimi znajomymi i innymi kulturami

PS. Dzisiaj niestety bez zdjęć, bo kręciłam filmiki albo prowadziłam Global Village. Obiecuję jednak je zdobyć od "Showcasing Team'u"

Dzień VIII & IX: the world comes home

DZIEŃ VIII & DZIEŃ IX
19-20.08

Pisanie bloga staje się coraz trudniejsze, bo coraz więcej się dzieje i ciężko znaleźć chwilę w ciągu dnia kiedy ma ochotę się usiąść i podsumować dzień. Jest 1:30 w nocy, o 6:30 wstaję na dry-run Global Village. Ale mimo wszystko czuję że mam sporo energii.

Wczoraj przyjechały dziewczyny. Wszyscy mówią mi że uśmiecham się więcej, to chyba dlatego. Cieszę się, że są ze mną, ale wiem że pewnie będą potrzebowały kilku dni żeby zaklimatyzować się tutaj i zrozumieć jak pracuję ten zespół. Bardzo cieszę się, że tu jesteśmy we cztery. Od wczoraj jestem też częścią zespołu BD, i odpowiadam za następujące organizacje i firmy:
- PVBLIC
- United Nations
- Mindvilley

Moim zadaniem będzie upewnić się że odbieramy ich z lotniska, przywitanie ich w recepcji, przedstawienie ich planu zaangażowania w konferencję i upewnienie się że czują się dobrze. Razem z całym BD teamem pilnujemy żeby wszystko było gotowe na tzw. "Partnership Launche" zarówno jeżeli chodzi o logistykę, jak i wszelkie przygotowania z tym związane. Mieliśmy wczoraj dwa spotkania, na którym chłopaki wprowadzili mnie w świat BD. Borykamy się z kilkoma problemami:
- jedna paczka od partnerów utknęła na lotnisku
- jak będziemy transportować partnerów (mamy 5 samochodów od TATA Group, ale to zdecydowanie za mało)
- ilość miejsc podczas Partners' Dinner oraz ich rozdział

Wszystko wydaje się być jednak na odpowiednim miejscu, bardzo pomaga im AI BD manager - Vishant. Śmieszny z niego koleś, bardzo śmieszny. Wczoraj okazało się też że zostanę HOSTEM GLOBALL VILLAGE, dlatego dzisiaj cały dzień pracowałam nad tym.

Opracowałam skrypt razem z takim ziomeczkiem z Indii, wymyślałam zadania dla delegacji (wspólnie z dziewczynami, a potem to trochę zmienialiśmy), zadbałam żeby MCPs wiedzieli co mają zrobić i jak wygląda zaangażowanie ich delegacji. Dużo było biegania, ale jakoś tak mało produktywnie bo każdy mnie odrywał od prazy. Dzień zakończyliśmy ostatnim spotkaniem, przed rozpoczęciem konferencji. Sahil (nie wiedzieć czemu) poprosił żebym podzieliła się tym jak się czuję z całym zespołem. Odpowiedziałam jednym zdaniem: "I feel like I'm home"

W zasadzie nie wiem dlaczego tak powiedziałam, ale przyjęli mnie tu bardzo ciepło i bardzo ich wszystkich lubię, mimo że nie zawsze ogarniają tak szybko jak powinni. To jest chyba urok Indii. Jutro wszystko się zaczyna. The world comes home.

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA:
-5 samochodów z pewnością nie wystarczy do obsłużenia wszystkich partnerów

Dzień VI & VII: Wyczuwam Kongres

DZIEŃ VI & DZIEŃ VII
17-18.08 

Jest 3.00 nad ranem. Dopiero co skończyłam pracę z zespołem logistyki, wczoraj nie miałam czasu dodać wpisu. Wyczuwam Kongres w pobliżu. Jutro od 6.00 rano zjeżdżają się do nas MCPs. Co się u mnie działo przez te dwa dni?

Wczoraj odwiedziłam venue w którym będzie ALUMNI International Congress (Double Tree Hilton bliżej biznesowej dzielnicy Delhi) z MCVP Fin oraz project managerem ze strony AIESEC India - Kishorem. Chłopak okazał się być bardzo mądry i długo rozmawialiśmy o relacjach między różnymi zespołami zaangażowanymi w tworzenie IC. Zasypywałam go pytaniami, a on odpowiadał:

Ja: Jak rozwiązaliście sprawę podziału zysków między CC-MC?
K: Do kogo trafia zysk po IC?
Ja: No zostaje w AIESEC Polska.
K: No właśnie. I co tu dzielić?

Ja: Jak układały się Wasze relacje między CC-MC?
K: Widzisz, w MC chodzi o to że chcesz przez chwilę stać w świetle świateł plenarki. Ciężko jest się podzielić sympatią networku, na którą tak bardzo czekałeś. To wymaga dojrzałości.
Ja: ...

Ja: Jak działał Wasz kontrakt CC-MC?
K: Relacje są dużo silniejsze niż jakikolwiek kontrakt. Lepiej popracuj nad tym.

Z okien taksówki oglądałam Indie i rozmyślałam o wszystkich tych sprawach. To na pewno nie będzie łatwe, żeby pogodzić interesy tych wszystkich zespołów, ale trzeba będzie w tym sporo sprytu i uroku.

Popołudniu pomagałam różnym zespołom, dzień zleciał mi na wycinaniu oraz zaplanowaniu zaangażowania naszego zespołu w to IC. Wieczorem było spotkanie między CC a AI. Muszę powiedzieć że odbyło się w super atmosferze. Obydwa zespoły obdarowały się różnymi prezentami, AI dał CC niesamowicie słodkie strop waffles, a CC obdarowało AI jakimiś gadżetami z indyjskiego bazaru. Bardzo ładnie mówiła obecna PAI, Ana Salamandra z Kolumbii, o tym że obydwa zespoły muszą być sprawne i współpracować jak serce i żyły, które pompują krew do organizmu.

Wieczorem, klasycznie już, odbyłam sobie pogawędkę z Sahilem. Ponownie, nie jestem pewna czy go lubię czy nie. Czasami jest dziecinny, czasami bardzo ostry w komunikacji, Jedno mu można oddać: wiele poświęcił dla tego Kongresu - zaczynając od pożyczki od swoich rodziców, kończąc na 348 spotkaniach w których brał udział. Rozmawialiśmy o jego relacjach z AIESEC w Indiach i o tym że na samym początku nikt nie miał szerszego zrozumienia dlaczego IC powinno się odbyć właśnie w tym kraju (większość osób odpowiadała, że odbywa się co pięć lat w Indiach). Poczułam, że mamy podobny start. Potem opierdolił mnie że za mało się uśmiecham.

Cóż, następny dzień postanowiłam nie chować uśmiechu do kieszeni i szczerzyć się cały dzień do różnych ludzi. I takim oto sposobem trafiłam na cały dzień do zespołu LOGISTYKI! To był mały koszmar, ale też duże wyzwanie. Pracowałam z wolontariuszami i starałam zrozumieć ich rolę. Nie mają oni lekkiego zadania. Możliwe, że są bohaterami tej konferencji, których nikt nie widzi. Serio. Były takie momenty (gdy owijaliśmy 80 kartonów w biały papier, żeby ładnie wyglądały!) że miałam ochotę posadzić przy tym cały AI i popatrzeć jak sobie radzą z tym zadaniem ... Na tego typu przyjemnościach siedziałam aż do późnego wieczora. Potem ostatnie spotkanie całego CC teamu przed rozpoczęciem konferencji, na którym było:
- przedstawienie różnych zespołów (lepiej późno niż wcale)
- przejście przez procedury bezpieczeństwa
- pokazanie procesu rejestracji, tak aby każdy umiał udzielić na ten temat informacji
- check point rzeczy które nadal wymagają dopracowania
- docenienie dobrze pracujących zespołów

Gdy myślałam że po całym dniu obwijania w papier kartonów, nic przyjemniejszego mnie nie spotka ... okazało się że musimy przenieść wszelkie prace logistyczne w inne miejsce ośrodka, bo w tym akurat - jutro ma się odbyć jakaś impreza. PADAM NA TWARZ

#RZECZY_DO_ZAPAMIĘTANIA:

- Współpraca zawsze powinna opierać się na relacjach, kontrakt to tylko kawałek papieru
- Niektóre rzeczy są nie do negocjowania w kontrakcie, ponieważ reguluje je Globalny Statut AIESEC (np. fee dla delegata 350EUR, albo podział 20% zysku na fundusz Konferencji)
- Spotkanie AI-CC może być kluczowe dla powodzenia konferencji, ważne żeby oba zespoły czuły że mogą sobie ufać
- Cały zespół CC musi znać procedury bezpieczeństwa oraz rozumieć proces check-inu
- Wszystko co robimy zostanie dla AIESEC Polska
- Całe AIESEC Polska musi rozumieć oraz czuć dlaczego IC będzie się odbywać w naszym kraju, i nie może to być powód w stylu "Bo co 10 lat organizujemy"
- Wolontariusze muszą rozumieć po co robią różne prace na rzecz logistyk, ktoś musi im to komunikować i nadzorować ich pracę
- Ktoś musi zarządzać zaangażowaniem wolontariuszy, różni ludzie nie mogą po prostu przychodzić i mówić "Jest tu ktoś wolny? Potrzebuję 4 osób"
- CC team powinien pracować w miarę blisko siebie, a wszyscy powinni wiedzieć gdzie mogą znaleźć inne osoby z zespołu

Dzień V: Check-in w hotelu

DZIEŃ V
16.08

Dzisiaj przenieśliśmy się do conference venue. Nie było dokładnej godziny o której mieliśmy wyruszyć, w zasadzie nikt nie wiedział jak będzie wyglądać dzień. Około godziny 12.00 pojechaliśmy taksówką do Hyatt'u. Okazało się, że jest jakiś problem z moim check-inem więc dwie godziny czekałam na jego rozwiązanie. Jak już się zakwaterowałam, trafiłam wprost na spotkanie zespołu CC. Miało się rozpocząć o 14:30, ale indyjskim targiem zaczęliśmy o 15:09. Spotkanie było o następnych spotkaniach i o tym żeby się nie spóźniać. 

Potem byłam na prezentacjach różnych portfolio:

- special events

- delegate experience

- logistics

- business development

... oraz na spotkaniu z wolontariuszami

Naprawdę sporo się dzisiaj działo, dlatego zaczęłam wynotowywać to w oddzielnym pliku który wrzuciłam na google drive (KLIKNIJ TUTAJ).

Dodatkowo zrobiłam sobie dzisiaj check-listę związaną z rzeczami których chcę się dowiedzieć lub osobami z którymi chcę porozmawiać: 

1) Understand the structure – talk with each CCVP/Project Head/Teamster about the experience and understand their JD, collect the feedback

2) Talk with Kishore (MCVP FIN AIESEC India) about AI-CC contract

3) Meeting with AI to start discussing about AI-CC contract and have clear timeline about signing up the contract

4) Talk with Lucia, Zsofi, Jojo (AI project managers) 

5) Talk with BD about strategy for sales, check placement of partner's logo in the venue

6) Record videos with CC members about their experience

- 4 for BD

- 4 for MKT

- 3 for LOG

- 3 for DE

- 3 for SE

7) Record videos from Special events

- Opening Ceremony

- India Night

- Global Village

- Global Youth Speak Forum

Dzień zakończył się miłym akcentem. Urodziny miała jedna z teamster'ów Alja z Egiptu oraz project head Neel z Indii. Co ciekawe, jedną z tradycji podczas świętowania czyichś urodzin jest obsmarowywanie jego twarzy tortem. Skończyło się na tym, że 5 pracowników hotelu sprzątało czekoladowy tort z ziemi. 

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA: 
- Wolontariusze muszą być w tym samym venue co cały zespół, nie można ich rozdzielać od reszty!
- Każda działka ma z każdą synergię (serio!) trzeba o tym pamiętać i świetnie się komunikować między sobą
- IC zaczyna się gdy przyjeżdżają MCPs, trzeba pomyśleć o tym jak sprawić żeby czuli się świetnie od pierwszej minuty kiedy wchodzą do venue
- Doświadczenie delegata zaczyna się po wyjściu z samolotu
- Trzeba myśleć o różnych małych gestach, które tworzą doświadczenie delegata, małe, drobne rzeczy jak np. chleb z solą na lotnisku :)

Dzień III & IV: Indie mnie dopadły

DZIEŃ III & IV
14-15.08

Nie wiem jak to się stało, ale te dwa dni zlały się w jedną całość. Wczoraj, nie działo się chyba nic specjalnego. Wyspałam się, pracowałam nad "Progress Report" który mam przedstawić Globalnej Plenarce oraz nad filmikiem z Biją. Jako że dzień zaczęłam o jakiejś 12.00, skończył się szybciej niż ktokolwiek mógłby przypuszczać. Ostatnią sensowną rzeczą jaką pamiętam, było spotkanie z Gauravem - CCVP HR, który objaśnił mi strukturę w Indiach. 

Dzień zakończył się imprezą na dachu. Znowu udało mi się uciąć pogawędkę z Sahilem, nie jestem pewna czy go lubię czy nie. Nie mówił nic sensownego, dużo opowiadał o sobie, ale w zasadzie ciekawie - więc słuchałam. Około 3:30 poszłam spać, mając nadzieję na wyspanie się, odpoczynek ... ale gdzieś nad ranem dopadł mnie taki ból brzucha, że pobiegłam wymiotować. Jakieś dziesięć godzin później, było już w miarę w porządku. Uratowały mnie dziewczyny z Egiptu jakimś anyżowym świństwem do picia. 

15.08 jest w Indiach Dzień Niepodległości. Z tego powodu cały CC team miał dzień wolny. Jutro przeprowadzamy się do ośrodka, więc to ostatni dzwonek żeby zrobić jakieś zakupy. Wybrałam się z Danem, Aniketem i Gitu do centrum handlowego, oddalonego od CC flatu jedyne 40minut drogi samochodem. Ta przyjemność kosztowała nas jedynie 4,33zł od osoby! W centrum handlowym, znowu wróciła moja choroba, ale zdążyłam kupić taką damską kurtę - typowy indyjski strój galowy. W sam raz na India Night. 

W zasadzie te dwa dni nie były najbardziej produktywne, jak patrzę na nie z perspektywy tego wpisu... 

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA:
1)  Wolontariusze mogą płacić za swój pobyt w venue (znajdziemy takich mnóstwo), mogą też spać w jakimś venue blisko głównego conference venue jeżeli zakwaterowanie tam będzie tańsze
2) Projects Head mieszkają z CORE TEAM'em w Indiach i dostają normalnie wynagrodzenie
3) Mądrość Sahila: "Nie sprzedawaj IC. Sprzedawaj firmom AIESEC."
4) Dobry designer to klucz do sukcesu, będziemy go potrzebować często i szybko - warto w takiego zainwestować.

Dzień II: jest dobrze

DZIEŃ II 
13.08

Jeżeli myślicie że wczorajszy dzień skończył się zaraz po tym jak umieściłam wpis na blogu, to się mylicie. Poszłam spać o 2:40. Ale było warto. Zrobiłam HR plan pod Global Youth Speak Forum z Nadą (Team Leader Special Events z Egiptu), pomagając jej zrozumieć skalę wydarzenia z jakim pracuje i zadając pytania do samej agendy. Potem spotkałam wreszcie Sahila i usiedliśmy, żeby porozmawiać chwilę. Skończyło się na długiej rozmowie dlaczego w zasadzie postanowiliśmy aplikować na CCP i jak się czujemy. Lubię go, mimo że nie przyszedł na skype'a jakieś pięć razy. 

Od 16.08 jest podobno plan na moje zaangażowanie i codziennie mam pracować z innym zespołem. Na koniec dnia złapałam Project Head Delegate Experience, który zaproponował że pojedziemy do venue na kilka spotkań. Oczywiście - zgodziłam się. 

Wstałam więc dzisiaj całkiem wcześnie - to jakiś cud że nie zaspałam, bo mój telefon przestał już zupełnie współpracować. Okazało się że nie mamy wody, więc podziękowałam sobie samej za przyzwyczajenie w braniu pryszniców dnia poprzedniego. Umyłam ząbki butelką wody, ubrałam moją sexowną długą czarną spódnicę, zjadłam tosta z jakimś ohydnym jogurtem i zeszłam na spotkanie indyjskim ulicom. 

Podróż do hotelu trwała jakieś 20-30minut, szybko się zaczęliśmy dogadywać z Neelem, dlatego minęło bardzo szybciutko. Jest bardzo miły, dał mi jednego papierosa którego wypaliliśmy w drodze do venue. Ze cztery razy jakieś biedne, wychudzone dzieci pukały w szybkę naszej taxówki. Neel powiedział że to zorganizowana mafia, która zatrudnia ludzi na ulicach i bije się o różne rejony miasta. Odwróciłam głowę, ale było mi z tym bardzo ciężko. 

Po szybkim obejściu venue, żebym mogła się zaznajomić z różnymi salami i alokacją pokoi, poszliśmy na spotkanie z szefem ochrony. Bardzo mnie rozbawiło, bo wszyscy w hotelu mówili na niego: "Kapitan". Choć wyglądał trochę groźnie, miał wielki sygnet na ręku i wąsy, Kapitan okazał się być bardzo miłym i gościnnym człowiekiem. Zaproponował mi kawę, za którą odpłaciłam szerokim uśmiechem - według Polskiego czasu była jakaś 7:30. O czym była mowa na spotkaniu:

1) Jak będą wchodzić delegaci do ośrodka? Jakie są procedury bezpieczeństwa podczas check-in? - Neel zaproponował dwa rodzaje wejść: "FAST LINE" dla VIPów oraz CC, oraz "NORMAL LINE" ze standardowymi procedurami hotelu. Normalnie za każdym razem, musisz zostać sprawdzony przez rentgen, CC będzie wchodzić tylko za okazaniem badge'a. Dla krajów "wysokiego ryzyka" takich jak Pakistan, Irak, Iran nie powinno być extra check-inu żeby nie poczuli się urażeni. Jeżeli ochrona chce sprawdzić coś więcej, muszą być podczas całego check-inu i zrobić to bardzo dyskretnie.

2) Jak będą monitorowane samochody osobowe oraz dostawcze wjeżdżające na teren ośrodka? - Stanęło na tym, że przygotują listę wszystkich dostawców wraz z nazwiskami oraz numeramy rejestracyjnymi, którzy mogą wjechać na teren ośrodka. Każdy dostawca będzie też miał pismo opatrzone podpisem CC team. Będzie też kilka samochodów CC, które mogą wjeżdżać bez dodatkowej procedury, wpisane na listę przy wejściu. 

3) Co w przypadku tzw. "HEALTH CRISIS"? - ochrona może przewieźć kogoś szybko do szpitala, rozmieszczą apteczki w różnych miejscach venue tak żeby były łatwo dostępne dla wolontariuszy w przypadku jakichś niegroźnych ran. Do tego zostanie otwarta specjalna linia telefoniczna dla CC, przez którą mogą się kontaktować delegaci. Linia będzie podłączona do help desku, przy którym będzie siedzieć zawsze ktoś z CC. 

4) Co w przypadku tzw. "CRIME CRISIS np. kradzież"? - ochrona będzie wspierać CC w szukaniu winnego, ale to CC odpowiada za rzeczy osobiste delegatów. 

5) Ile ochroniarzy będzie podczas całego IC oraz jakie będzie ich rozstawienie? - podczas normalnego dnia IC będzie max. 22 ochroniarzy wspieranych przez wolontariuszy. Dokładne rozstawienie zostało omówione, ale nie ma sensu go tutaj przytaczać.

6) Jak wygląda zabezpiecznie imprezy ze strony wymogów formalnych? - okazało się że tutejsze MSW wymaga tego żeby podczas takiej imprezy była cały czas policja

7) Kiedy CC team przejdzie security training? Ile osób ma współpracować z ochroną? - pierwsze szkolenie dla CC teamu odbędzie się 16.08, potem będzie jakieś ekstra spotkanie dla zespołu delegate experience. Oprócz tego odbędzie się jakiś "safety talk" który poprowadzi Kapitan dla całej plenarki. 

Dużo konkretów. Kapitan nie patrzył mi się w oczy. Nie wiem czy to kwestia dyskryminacji kulturowej. Często machał głową, to było trochę jak przedstawienie. Bardzo ciekawe. Zaraz po spotkaniu z Kapitanem, udaliśmy się na spotkanie z kolesiem-którego-imienia-nie-pamiętam i nie jest ono w ogóle ważne. Siedzieliśmy nad alokacją pokoi. 

Od razu zauważyłam, że mają WIELKI BAŁAGAN w formatkach z delegatami, oraz BD managerami. Tak więc siedzieliśmy tam jakąś wieczność i mówiliśmy jednego delegata po drugim oraz alokowaliśmy go do pokoi. Wyglądało to bardzo źle. CCVP DE powinien dostarczyć listę z proponowaną alokacją do hotelu i ewentualnie hotel może tam nanieść jakieś zmiany. Nie trzeba nad tym siedzieć wspólnie, i patrzeć się jak koleś-którego-imienia-nie-pamiętam wklepuje to do jakiegoś systemu. Po jakiejś godzinie, Neel doszedł do wniosku że to bez sensu i postanowił że wyśle mu excel na maila. Udaliśmy się na lunchyk, który sponorował hotel Hyatt. Sałatka Cezar, sandwich club i pyszne ciasto czekoladowe. Żałuję że nie zrobiłam zdjęć. 

Jeżeli myślicie, że to był prawdziwy deser, to jesteście w błędzie. Potem poszliśmy zwiedzać pokoje. Mają trzy klasy: twin (gdzie śpią cztery osoby: dwie na łóżku, dwie na materacach), KING (gdzie jest dwuosobowe łóżko i jeden materac) oraz aparatementy dla globalnych partnerów. Jak już zebrałam szczękę z podłogi, ruszyliśmy z powrotem do CC flatu. Możliwe że wieczorem idę coś zjeść z Sahilem. Próbuję też umówić spotkanie z ambasadorem Polski w New Delhi.  Nie wiem co przyniesie jutro, ale jest dobrze.

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA:

- negocjując kontakt z AI trzeba walczyć o ważne aspekty i odpuszczać tak małe rzeczy jak AI party (mądrość Sahila z wczoraj, muszę się więcej dowiedzieć na ten temat ... )
- konieczne jest spotkanie z ochroną ośrodka i dokładne omówienie wszystkich aspektów bezpieczeństwa, szkolenie z bezpieczeństwa muszą przejść wszyscy
- alokacja pokoi musi być przygotowana wcześniej i przesłana ośrodkowi w formie excela, jeżeli sobie życzą to mogą nam przesłać jakiś template który my wypełnimy
- przed konferencją bardzo ważna jest synergia VP BD - VP DE żeby wiedzieć jak odbierać VIPów oraz Globalnych Partnerów z lotniska
- ważne są dobre stosunki z venue, możesz wypić dobrą kawę lub zjeść za darmo lunch
- warto zrobić dwa rodzaje check-inu albo wejścia do ośrodka: "FAST LINE" i "NORMAL LINE"
- należy zabezpieczyć oddzielne wejście dla VIPów