Dzień II: jest dobrze

DZIEŃ II 
13.08

Jeżeli myślicie że wczorajszy dzień skończył się zaraz po tym jak umieściłam wpis na blogu, to się mylicie. Poszłam spać o 2:40. Ale było warto. Zrobiłam HR plan pod Global Youth Speak Forum z Nadą (Team Leader Special Events z Egiptu), pomagając jej zrozumieć skalę wydarzenia z jakim pracuje i zadając pytania do samej agendy. Potem spotkałam wreszcie Sahila i usiedliśmy, żeby porozmawiać chwilę. Skończyło się na długiej rozmowie dlaczego w zasadzie postanowiliśmy aplikować na CCP i jak się czujemy. Lubię go, mimo że nie przyszedł na skype'a jakieś pięć razy. 

Od 16.08 jest podobno plan na moje zaangażowanie i codziennie mam pracować z innym zespołem. Na koniec dnia złapałam Project Head Delegate Experience, który zaproponował że pojedziemy do venue na kilka spotkań. Oczywiście - zgodziłam się. 

Wstałam więc dzisiaj całkiem wcześnie - to jakiś cud że nie zaspałam, bo mój telefon przestał już zupełnie współpracować. Okazało się że nie mamy wody, więc podziękowałam sobie samej za przyzwyczajenie w braniu pryszniców dnia poprzedniego. Umyłam ząbki butelką wody, ubrałam moją sexowną długą czarną spódnicę, zjadłam tosta z jakimś ohydnym jogurtem i zeszłam na spotkanie indyjskim ulicom. 

Podróż do hotelu trwała jakieś 20-30minut, szybko się zaczęliśmy dogadywać z Neelem, dlatego minęło bardzo szybciutko. Jest bardzo miły, dał mi jednego papierosa którego wypaliliśmy w drodze do venue. Ze cztery razy jakieś biedne, wychudzone dzieci pukały w szybkę naszej taxówki. Neel powiedział że to zorganizowana mafia, która zatrudnia ludzi na ulicach i bije się o różne rejony miasta. Odwróciłam głowę, ale było mi z tym bardzo ciężko. 

Po szybkim obejściu venue, żebym mogła się zaznajomić z różnymi salami i alokacją pokoi, poszliśmy na spotkanie z szefem ochrony. Bardzo mnie rozbawiło, bo wszyscy w hotelu mówili na niego: "Kapitan". Choć wyglądał trochę groźnie, miał wielki sygnet na ręku i wąsy, Kapitan okazał się być bardzo miłym i gościnnym człowiekiem. Zaproponował mi kawę, za którą odpłaciłam szerokim uśmiechem - według Polskiego czasu była jakaś 7:30. O czym była mowa na spotkaniu:

1) Jak będą wchodzić delegaci do ośrodka? Jakie są procedury bezpieczeństwa podczas check-in? - Neel zaproponował dwa rodzaje wejść: "FAST LINE" dla VIPów oraz CC, oraz "NORMAL LINE" ze standardowymi procedurami hotelu. Normalnie za każdym razem, musisz zostać sprawdzony przez rentgen, CC będzie wchodzić tylko za okazaniem badge'a. Dla krajów "wysokiego ryzyka" takich jak Pakistan, Irak, Iran nie powinno być extra check-inu żeby nie poczuli się urażeni. Jeżeli ochrona chce sprawdzić coś więcej, muszą być podczas całego check-inu i zrobić to bardzo dyskretnie.

2) Jak będą monitorowane samochody osobowe oraz dostawcze wjeżdżające na teren ośrodka? - Stanęło na tym, że przygotują listę wszystkich dostawców wraz z nazwiskami oraz numeramy rejestracyjnymi, którzy mogą wjechać na teren ośrodka. Każdy dostawca będzie też miał pismo opatrzone podpisem CC team. Będzie też kilka samochodów CC, które mogą wjeżdżać bez dodatkowej procedury, wpisane na listę przy wejściu. 

3) Co w przypadku tzw. "HEALTH CRISIS"? - ochrona może przewieźć kogoś szybko do szpitala, rozmieszczą apteczki w różnych miejscach venue tak żeby były łatwo dostępne dla wolontariuszy w przypadku jakichś niegroźnych ran. Do tego zostanie otwarta specjalna linia telefoniczna dla CC, przez którą mogą się kontaktować delegaci. Linia będzie podłączona do help desku, przy którym będzie siedzieć zawsze ktoś z CC. 

4) Co w przypadku tzw. "CRIME CRISIS np. kradzież"? - ochrona będzie wspierać CC w szukaniu winnego, ale to CC odpowiada za rzeczy osobiste delegatów. 

5) Ile ochroniarzy będzie podczas całego IC oraz jakie będzie ich rozstawienie? - podczas normalnego dnia IC będzie max. 22 ochroniarzy wspieranych przez wolontariuszy. Dokładne rozstawienie zostało omówione, ale nie ma sensu go tutaj przytaczać.

6) Jak wygląda zabezpiecznie imprezy ze strony wymogów formalnych? - okazało się że tutejsze MSW wymaga tego żeby podczas takiej imprezy była cały czas policja

7) Kiedy CC team przejdzie security training? Ile osób ma współpracować z ochroną? - pierwsze szkolenie dla CC teamu odbędzie się 16.08, potem będzie jakieś ekstra spotkanie dla zespołu delegate experience. Oprócz tego odbędzie się jakiś "safety talk" który poprowadzi Kapitan dla całej plenarki. 

Dużo konkretów. Kapitan nie patrzył mi się w oczy. Nie wiem czy to kwestia dyskryminacji kulturowej. Często machał głową, to było trochę jak przedstawienie. Bardzo ciekawe. Zaraz po spotkaniu z Kapitanem, udaliśmy się na spotkanie z kolesiem-którego-imienia-nie-pamiętam i nie jest ono w ogóle ważne. Siedzieliśmy nad alokacją pokoi. 

Od razu zauważyłam, że mają WIELKI BAŁAGAN w formatkach z delegatami, oraz BD managerami. Tak więc siedzieliśmy tam jakąś wieczność i mówiliśmy jednego delegata po drugim oraz alokowaliśmy go do pokoi. Wyglądało to bardzo źle. CCVP DE powinien dostarczyć listę z proponowaną alokacją do hotelu i ewentualnie hotel może tam nanieść jakieś zmiany. Nie trzeba nad tym siedzieć wspólnie, i patrzeć się jak koleś-którego-imienia-nie-pamiętam wklepuje to do jakiegoś systemu. Po jakiejś godzinie, Neel doszedł do wniosku że to bez sensu i postanowił że wyśle mu excel na maila. Udaliśmy się na lunchyk, który sponorował hotel Hyatt. Sałatka Cezar, sandwich club i pyszne ciasto czekoladowe. Żałuję że nie zrobiłam zdjęć. 

Jeżeli myślicie, że to był prawdziwy deser, to jesteście w błędzie. Potem poszliśmy zwiedzać pokoje. Mają trzy klasy: twin (gdzie śpią cztery osoby: dwie na łóżku, dwie na materacach), KING (gdzie jest dwuosobowe łóżko i jeden materac) oraz aparatementy dla globalnych partnerów. Jak już zebrałam szczękę z podłogi, ruszyliśmy z powrotem do CC flatu. Możliwe że wieczorem idę coś zjeść z Sahilem. Próbuję też umówić spotkanie z ambasadorem Polski w New Delhi.  Nie wiem co przyniesie jutro, ale jest dobrze.

RZECZY DO ZAPAMIĘTANIA:

- negocjując kontakt z AI trzeba walczyć o ważne aspekty i odpuszczać tak małe rzeczy jak AI party (mądrość Sahila z wczoraj, muszę się więcej dowiedzieć na ten temat ... )
- konieczne jest spotkanie z ochroną ośrodka i dokładne omówienie wszystkich aspektów bezpieczeństwa, szkolenie z bezpieczeństwa muszą przejść wszyscy
- alokacja pokoi musi być przygotowana wcześniej i przesłana ośrodkowi w formie excela, jeżeli sobie życzą to mogą nam przesłać jakiś template który my wypełnimy
- przed konferencją bardzo ważna jest synergia VP BD - VP DE żeby wiedzieć jak odbierać VIPów oraz Globalnych Partnerów z lotniska
- ważne są dobre stosunki z venue, możesz wypić dobrą kawę lub zjeść za darmo lunch
- warto zrobić dwa rodzaje check-inu albo wejścia do ośrodka: "FAST LINE" i "NORMAL LINE"
- należy zabezpieczyć oddzielne wejście dla VIPów